关键业务流程 - 保留所有电子邮件通信

企业经常保持书信和备忘录的副本。远的时候，但是，他们没有扩大这种做法电子邮件通信。电子邮件通信是没有什么不同，然后你的正常手续。你必须保持它的所有副本的任何诉讼，以保护您的业务。

目前，只有银行和经纪交易商有义务保留下的三个美国证券交易委员会的规定年E - mail和即时信息的文件。 2006年7月开始，所有的上市公司也将根据需要做萨班斯法案等。

尽管这些法律，你的习惯和做法应该是维护所有电子邮件通信的副本。电子邮件是考虑的证据和法院都骂不维护企业电子邮件记录。法官往往裁决，未能保持和电子邮件记录生产是指在有关业务是隐藏关键证据。

在最近的佩雷尔曼诉摩根士丹利的诉讼，法官关于摩根士丹利未能出示电子邮件裁决是在一个发行14.5亿美元的判决的关键因素。对未能出示电子邮件记录的基础上，法官伊丽莎白马斯发出预审裁决，有效地发现串谋诈骗摩根士丹利在1998年的交易佩雷尔曼。摩根士丹利是不是唯一的业务被告人有这个问题。

在2004年夏天，瑞银银行被发现法官有“故意破坏”歧视案件中的电子邮件的证据。瑞银被要求支付费用，一陪审团宣告2900万美元的裁决。

电子邮件策略

为了保护您的业务，你必须有一个适当的程序，以维持通过业务生成的电子邮件通信。如果不保留这些记录可以在诉讼中的裁决导致您的企业故意销毁证据。如果发生这种情况，法官可发出显着金钱制裁，自动找到你承担责任或采取其他严厉措施中规定的保证支持原告的胜利。仿佛这样的发展是不坏的话，存在一个第二个风险与电子邮件通信相关。

维护电子邮件通讯，但是，可以有缺点。发生问题，当然，当一个沟通包含陈述，损害您的业务。是的，众所周知的渔获- 22的情况。

为了避免这种灾难，您的企业必须制定一个明确的政策上的电子邮件通讯和培训所有员工遵守这项政策。员工必须了解企业环境是不是一个笑话，其中，轻率的言论等，应在电子邮件中作出的通讯。